Het is inmiddels alweer ruim een week geleden dat de Avondvierdaagse in Hilversum is afgelopen, maar voor het bestuur loopt alles nog een tijdje door. Dit jaar kende ook nog het probleem van noodweer en eventuele afgelastingen. Pieter Dekkers van het bestuur van de Avondvierdaagse legt uit hoe zij te werk zijn gegaan en wat er überhaupt allemaal komt kijken bij het besturen van een Avondvierdaagse.

De laatste avond werd bijna afgeblazen door het noodweer van die avond. Is dit wel eens vaker voorgekomen?

“We hebben vorig jaar voor het eerst sinds 40 jaar een avond niet door kunnen laten gaan, dus het is al wel een keer eerder gebeurd. Dit jaar was de dinsdag spannend, maar we hebben toen gewoon de routes ingekort en iedereen de 5 kilometer laten lopen. Het advies van het KNMI was namelijk om iedereen voor achten binnen te hebben. En vrijdag hadden we inderdaad ook onweersdreiging. Uiteindelijk hebben we toen besloten een halfuurtje later te beginnen en ’s middags heb ik samen met de secretaris van het bestuur nog telefonisch contact gehad om nog even de opties door te spreken. Toen hebben we ook besloten een verkorte route in elkaar te zetten en daar toestemming voor gevraagd bij de gemeente. De gemeente is akkoord gegaan en dan kun je toch wat gaan doen.”

Het leek er eventjes op dat we het moesten afblazen

Hoe beslis je of het verantwoord is om op zo’n avond te gaan lopen?

“In heel nauw overleg staan wij in verbinding met iemand van de brandweer, die beschikt over de meest actuele beelden van het KNMI. We spreken wel met zijn allen af om rond vijf uur een knoop door te hakken, mochten we iedereen nog willen bereiken als er nog een verandering plaatsvindt. We zijn toen in overleg gegaan vlak voor vijven met het bestuur en de brandweer om een beslissing te maken. Nog voordat ik in dat gesprek ging, waren de eerste berichten dat het niks ging worden. Het leek er eventjes op dat we het moesten afblazen. Omdat het weer zo verschrikkelijk aan het veranderen was, zijn we als nog in gesprek gegaan. De brandweer heeft toen gemeld dat alle onweersactiviteit boven Hilversum per direct uit de lucht verdwijnt. Toen hebben we daarop een besluit genomen om het om zeven uur te laten beginnen omdat we zeker wisten dat het vanaf zevenen sowieso veilig zou zijn. Om nog meer aan de veilige kant te zitten hebben we ook besloten om de verkorte route te lopen. Ik heb toen alle groepsleiders moeten berichten dat het een halfuur later beginnen en dat de aangepaste route wordt gelopen. En gelukkig heb je de dan social media, internet, appgroepen waarop dat nieuws zichzelf erg snel verspreid. Als je achteraf kijkt had je gewoon kunnen lopen, maar we hebben als bestuur geen spijt van de gemaakte beslissingen. Ik heb in ieder geval veel positieve reacties gekregen over hoe wij als bestuur met de beslissingen zijn omgegaan.”

Wat zouden de gevolgen zijn als het had moeten worden afgelast?

“Op de laatste avond ligt bij ons ook meer druk omdat dat de avond is dat iedereen wil lopen. Dat is gewoon zonde voor die kinderen als je het af moet zeggen. Want dan komen ze bij mij een medaille ophalen terwijl ze dan niet vier avonden gelopen hebben. Het is altijd speciaal die laatste avond. Ik zeg ook liever een doordeweekse avond af dan de laatste.”

Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een avondvierdaagse?

“Haha, ja. Waar zal ik eens beginnen? Het begint eigenlijk al een beetje bij de evaluatie van het afgelopen jaar. Daar start eigenlijk al je Avondvierdaagse voor volgend jaar. Ik zit nu in de afrondende fase van deze Avondvierdaagse, dat suddert meestal nog een paar weken door. Wanneer ik daarmee klaar ben ga ik in ieder geval een evaluatie plannen. Meestal is de evaluatie ook meteen een vooruitblik naar volgend jaar. Je bespreekt dan wat er goed is gegaan, wat er minder goed is gegaan, wat voor tips we binnenkrijgen van wandelaars, wat er kan worden verbeterd. Daarmee gaan we dan aan de slag. Meestal heb je dan ergens in oktober dat je met het bestuur weer bij elkaar komt, en dan is het meestal gewoon een avondje koffie drinken en brainstormen. En soms even horen hoe het ervoor staat met bepaalde plannen. Vanaf januari ongeveer ga je als bestuur even wat serieuzer met elkaar zitten over wat we allemaal moeten opstarten. Je moet natuurlijk vergunningen aanvragen, routes uitzetten, eventueel routes checken, je moet gaan nadenken over een defiléroute. Dus er komt wel wat bij kijken.”

Uit hoeveel mensen bestaat het bestuur?

“Ons bestuur bestaat momenteel uit vijf man. je hebt dan een voorzitter die vooral naar buiten toe treed en de boel een beetje bij elkaar moet houden. Nou is onze voorzitter daar niet het meest sterk in, maar uiteindelijk doe je het allemaal met zijn allen. Je bent allemaal vrijwilliger. Ik ben binnen het bestuur dan penningmeester, dus ik moet er momenteel voor zorgen dat de financiën weer kloppen. Voor de rest van het jaar hoef ik daar niet al te veel aan te doen.”

Is er al iets bekend over de Avondvierdaagse van volgend jaar?

“Ik heb in ieder geval al een datum en de inschrijfavonden alvast gepland. Dat is eigenlijk wat er nu al staat voor volgend jaar. We zijn nu nog vooral bezig met het afronden van dit jaar. Voor mij komen nu de financiën binnen. muziekkorpsen moeten betaald worden, de gemeente vraagt geld aan ons omdat wij over de straten lopen, ik heb bloemen geregeld voor mensen die een jubileum lopen. Dat moet ik allemaal betalen. Als penningmeester heb ik momenteel de wat drukkere dagen. De rest is eigenlijk klaar en bij mij gaat het nog ff door.”